Praca za granicą – podróż służbowa czy oddelegowanie

Gdy wyjazdy pracownika do pracy za granicą nie mają charakteru incydentalnego, należy uznać, że został tam oddelegowany. Nie należą mu się wtedy diety, ale musi dostać pensję minimalną obowiązującą w tym kraju.

W większości przypadków miejsce świadczenia pracy przez pracownika jest precyzyjnie określone w umowie o pracę i w tym właśnie miejscu pracownik stawia się w celu wykonywania obowiązków. Bywa jednak, że określone zadania czy projekty muszą zostać zrealizowane w innym miejscu niż siedziba czy biuro pracodawcy, co wiąże się z koniecznością odbycia przez pracownika podróży do innej miejscowości bądź na terytorium innego kraju. Tego rodzaju przypadki – w szczególności gdy dotyczą wyjazdów zagranicznych – często wywołują uzasadnione wątpliwości w kwestii tego, czy pracownik w danym momencie odbywa podróż służbową, czy też został oddelegowany oraz czy w związku z wyjazdem pracodawca powinien wypłacić mu diety. Gdy praca jest wykonywana na terytorium obcego państwa, pojawia się dodatkowo pytanie, czy pracownik jest uprawniony, aby w okresie wykonywania pracy za granicą otrzymywać wynagrodzenie w kwocie nie niższej niż minimalne wynagrodzenie w kraju, do którego został skierowany przez pracodawcę. Orzeczenie Sądu Okręgowego w Poznaniu, wydane w jednej z prowadzonych i wygranych przez Kancelarię spraw, w ramach której Kancelarię reprezentowała pracodawcę, zawiera odpowiedzi na te pytania i wyjaśnia wszelkie pojawiające się wątpliwości.

Składowe płacy minimalnej 

Przedmiotem postępowania było roszczenie pracownika spółki, który wniósł do sądu pozew o zapłatę brakującej części wynagrodzenia w związku z wykonywaniem obowiązków służbowych na terytorium Niemiec. Pracownik wskazał, że w trakcie zatrudnienia pracodawca wielokrotnie wysyłał go do pracy w Niemczech, podczas gdy jego wynagrodzenie zasadnicze było niższe niż płaca minimalna wynikająca z przepisów prawa niemieckiego. Otrzymywał on co prawda od pracodawcy diety związane z wyjazdami, a po ich zsumowaniu z wynagrodzeniem zasadniczym jego pensja istotnie przewyższała wynagrodzenie minimalne w Niemczech. Jednak w ocenie pracownika wypłacane mu diety nie powinny być uwzględniane jako składnik jego wynagrodzenia. W konsekwencji zażądał od pracodawcy zapłaty należności stanowiącej różnicę pomiędzy stawką minimalną wynagrodzenia w Niemczech a otrzymywanym przez niego wynagrodzeniem zasadniczym, wynikającym z umowy o pracę.

Kluczowym dla niniejszej sprawy aktem prawnym była Dyrektywa 96/71/WE Parlamentu Europejskiego i Rady, regulująca kwestię delegowania pracowników w ramach świadczenia usług na terytorium innego państwa członkowskiego. W myśl przepisów Dyrektywy, pracownikowi oddelegowanemu do wykonywania pracy w innym państwie członkowskim rzeczywiście powinno zostać wypłacone wynagrodzenie w kwocie co najmniej minimalnego wynagrodzenia w kraju, do którego pracownik został skierowany. Jednak:

1) zgodnie z art. 3 ust. 7 Dyrektywy dodatki z tytułu delegowania uznaje się za część wynagrodzenia minimalnego pracownika, chyba że wypłacane są jako zwrot kosztów poniesionych w związku z delegowaniem, takich jak koszty podróży, wyżywienia czy zakwaterowania. Poza dietami, które otrzymywał pracownik, pracodawca pokrywał również koszty jego przejazdów oraz noclegów na terytorium Niemiec. Pracownik nie rozliczał się z kwot, które otrzymywał od pracodawcy tytułem diet – nie miał obowiązku przedstawiania rachunków potwierdzających wysokość jego wydatków, jak również nie był zobowiązany do zwrotu pracodawcy kwoty niewykorzystanej podczas wykonywania pracy w Niemczech. Diety nie były więc wypłacane pracownikowi w celu pokrycia jego rzeczywistych wydatków w związku z wyjazdem do Niemiec (które w znacznej większości pokrywał pracodawca), ale stanowiły dodatkowe wynagrodzenie pracownika, którym mógł swobodnie rozporządzać;

2) pracownik wyjeżdżając do Niemiec wykonywał tę samą pracę co na terenie Polski, nie był w podróży służbowej, lecz był oddelegowany do pracy w innym miejscu. Z tytułu oddelegowania nie należały mu się żadne dodatkowe świadczenia, otrzymywane od pracodawcy dodatkowe wynagrodzenie w postaci diet powinno być więc zaliczone na poczet wynagrodzenia zasadniczego. Ponadto, w zakresie części należności dochodzonej przez pracownika, podniesiony został zarzut przedawnienia.

Zasadnicze różnice 

Podróż służbowa charakteryzuje się trzema podstawowymi elementami. 

Pierwszą cechą wyróżniającą jest miejsce wykonywania pracy, położone poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub w której pracownik na co dzień wykonuje swoje obowiązki zawodowe. 

Drugim niezbędnym elementem jest wydanie przez pracodawcę wiążącego polecenia odbycia przez pracownika podróży służbowej. Polecenie pracodawcy powinno określać termin oraz miejsce realizacji podróży służbowej, a pracownik jest zobligowany do wykonania polecenia, podobnie jak w przypadku wszystkich innych poleceń pracodawcy, o ile nie są sprzeczne z przepisami prawa pracy bądź umową łączącą strony. 

Ostatnim wyróżniającym elementem podróży służbowej jest jej incydentalny oraz okazjonalny charakter w stosunku do zadań, które pracownik wykonuje na co dzień.

Termin „oddelegowanie” należy natomiast rozumieć jako czasową zmianę miejsca pracy. W ramach oddelegowania pracownik wykonuje swoje standardowe obowiązki pracownicze, jednak w innym miejscu, niż wynika to z umowy o pracę łączącej go z pracodawcą.

W tych okolicznościach sąd stwierdził, że pracownik nie odbywał podróży służbowych, ale był oddelegowany do pracy w Niemczech, gdzie wykonywał dokładnie te same obowiązki, które były mu powierzone w Polsce. Pracownik zatrudniony był na stanowisku spawacza-montera i zadania związane z tym stanowiskiem realizował podczas wyjazdów do Niemiec. Delegacje pracownika nie miały charakteru incydentalnego ani krótkotrwałego, ale odbywały się regularnie i obejmowały od kilku do kilkunastu dni, a do tego miały charakter dobrowolny – pracodawca nie narzucał ich, ale każdorazowo konsultował z pracownikiem chęć i możliwość odbycia poszczególnych wyjazdów. 

Wypłacanie przez pracodawcę dodatkowych świadczeń na rzecz pracownika w postaci diet, opłat za nocleg czy transport również nie mogło przesądzać o tym, że wyjazdy były podróżami służbowymi. Pracodawca był bowiem uprawniony do ponoszenia tych kosztów, mimo że żaden przepis nie nakładał na niego takiego obowiązku.

W tych okolicznościach zastosowanie znalazły także przepisy Dyrektywy 96/71/WE, w tym przede wszystkim przepisy dotyczące wynagrodzenia minimalnego.

Dodatkowe składniki 

Ustalając, czy pracownik faktycznie otrzymywał wynagrodzenie w stosownej wysokości, sąd zwrócił uwagę, że pracodawca każdorazowo w przypadku oddelegowania wypłacał pracownikowi dobrowolnie diety, mimo że zgodnie z przepisami nie miał takiego obowiązku – wyjazdy pracownika nie były bowiem podróżami służbowymi. Diety wypłacano w kwocie równej 49 euro dziennie, a pracownik nie był zobligowany do tego, aby w jakikolwiek sposób rozliczać się z wydatków, jak również nie miał obowiązku przeznaczania diet na koszty związane z odbywanymi delegacjami. Koszty transportu oraz zakwaterowania pokrywał zresztą pracodawca.

Sąd odwoławczy uwzględnił argumentację przedstawioną w apelacji, gdzie zwrócono uwagę na zmianę treści art. 3 ust. 7 Dyrektywy. Zgodnie z treścią przepisu w pierwotnym brzmieniu, obowiązującym w okresie związania stron umową o pracę: „Dodatki właściwe delegowaniu należy uważać za część płacy minimalnej, o ile nie są wypłacane z tytułu zwrotu wydatków faktycznie poniesionych na skutek delegowania, takich jak koszty podróży, wyżywienia i zakwaterowania”. Na skutek nowelizacji art. 3 ust. 7 przyjął jednak inne brzmienie: „Dodatki z tytułu delegowania uznaje się za część wynagrodzenia, chyba że są wypłacane jako zwrot wydatków faktycznie poniesionych w związku z delegowaniem, takich jak koszty podróży, wyżywienia i zakwaterowania. (…) W przypadku gdy warunki zatrudnienia mające zastosowanie do stosunku pracy nie określają, czy i które składniki dodatku z tytułu delegowania są wypłacane w formie zwrotu wydatków faktycznie poniesionych w związku z delegowaniem, a które są częścią wynagrodzenia, uznaje się, że cały dodatek jest wypłacany w formie zwrotu wydatków”. Przepisy przejściowe jednoznacznie wskazywały, że Dyrektywa w nowym brzmieniu znajdowała zastosowana dopiero od 31 lipca 2020 r. Tym samym, pod reżimem omawianej Dyrektywy w brzmieniu sprzed nowelizacji, wszelkie dodatki wypłacane pracownikowi delegowanemu powinny być uwzględniane jako część jego płacy minimalnej.

W konsekwencji, sąd odwoławczy uznał za nieprawidłowe stanowisko sądu I instancji, który porównywał wysokość pensji minimalnej w Niemczech z podstawowym wynagrodzeniem pracownika, nie uwzględniając przy tym diet wypłacanych pracownikowi, mimo że w rzeczywistości stanowiły one część wynagrodzenia pracownika. Ustalając ponownie wysokość wynagrodzenia pracownika podczas delegacji w Niemczech, sąd okręgowy prawidłowo zastosował przepisy Dyrektywy 96/71/WE w brzmieniu sprzed nowelizacji i potwierdził, że wynagrodzenie pracownika obejmowało nie tylko pensję zasadniczą, ale również otrzymywane diety, a tym samym istotnie przewyższyło wysokość minimalnej pensji w Niemczech. Roszczenie pracownika było więc bezzasadne, a powództwo zostało oddalone w całości.

Artykuł został przygotowany przez aplikanta radcowskiego Wojciecha Kruka dla Rzeczpospolita.