Monitoring miejsca pracy

Dotychczas w przepisach nie było regulacji odnoszącej się wprost do stosowania przez pracodawcę monitoringu miejsca pracy. Problemy nastręczały przede wszystkim metody wykonywania tego środka. Szczególne wątpliwości co do zgodności z prawem powstawały przy prowadzeniu przez pracodawcę stałego i nieprzerwanego monitoringu pracowników.

Najczęściej monitoring definiowano jako czynności kontrolne sprawowane za pomocą środków technicznych takich jak komputery, kamery czy aparaty. Wśród przedstawicieli doktryny prawniczej przeważał pogląd dopuszczający stosowanie monitoringu pracowników jako narzędzia stanowiącego jeden ze sposobów realizacji prawa do nadzoru i kontroli pracownika przez pracodawcę.

Prawidłowy, a więc legalny i nieuciążliwy monitoring powinien spełniać szereg warunków mających na celu ochronę dóbr osobistych pracownika i poszanowanie jego prawa do prywatności. Co do zasady dopuszczano stosowanie monitoringu w celach innych niż zapewnienie bezpieczeństwa pracowników, ochrona mienia lub zachowanie w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. W szczególności przyjmowano, że nieregularna kontrola aktywności pracowników w pomieszczeniach zakładu pracy, a więc faktycznie kontrola wykonywania pracy przez pracownika jest dopuszczalna.

W związku ze zmianami, jakie wprowadziło RODO ustawodawstwa krajowe musiały dostosować regulacje dotyczące danych osobowych do tych wynikających z rozporządzenia. Wobec tego w polskim porządku prawnym wprowadzono do Kodeksu pracy zmiany właśnie m.in. w zakresie dopuszczenia monitoringu w miejscu pracy przy zachowaniu szczególnych warunków. Podkreślenia wymaga, że monitoring nie może stanowić środka kontroli wykonywania pracy przez pracownika. Monitoring wizyjny nie jest jedynym rodzajem monitoringu, który w praktyce jest wykorzystywany przez pracodawców. Można wyróżnić także monitoring poczty e-mail, rozmów telefonicznych oraz monitoring korzystania z zasobów Internetu. W przypadku tych form nadzoru również może nastąpić przetwarzanie danych osobowych pracowników.

Wyrazem wdrożenia unijnych regulacji jest art. 22² oraz 22³ Kodeksu pracy. Pracodawca może wprowadzić szczególny nadzór nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu, gdy jest to niezbędne do:

• zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia lub
• kontroli produkcji lub
• zachowania tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Monitoringiem nie będzie można jednak obejmować miejsc nie dotyczących wykonywania pracy, np. pomieszczeń sanitarnych, stołówki czy szatni.

Nagrania obrazu pracodawca może przetwarzać wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane, i przechowywać przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania. W przypadku, w którym nagrania obrazu stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa lub pracodawca powziął wiadomość, iż mogą one stanowić dowód w postępowaniu, termin ten ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania. Po upływie wskazanych okresów uzyskane w wyniku monitoringu nagrania obrazu zawierające dane osobowe podlegają zniszczeniu, chyba, że dłuższy okres przechowywania wynika z odrębnych przepisów.

Kluczowym dla legalizacji monitoringu jest obowiązek poinformowania pracowników o jego stosowaniu, celu, zakresie i zasięgu, albowiem “cichy” monitoring to naruszenie dóbr osobistych pracownika, a w szczególności jego prawa do prywatności. Pracownik zatem winien być poinformowany w przejrzysty sposób o fakcie i zasadach monitorowania. Do poinformowania pracownika o stosowanym monitoringu ma dochodzić „w sposób przyjęty u danego pracodawcy” (czyli tak jak np. w przypadku regulaminu pracy), nie później niż na 14 dni przed uruchomieniem monitoringu. Poinformowanie będzie także konieczne każdorazowo przed rozpoczęciem pracy przez nowego pracownika. W przypadku wprowadzenia monitoringu pracodawca zobowiązany jest do oznaczenia pomieszczenia i terenu monitorowanego w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż jeden dzień przed jego uruchomieniem

Zmiany Kodeksu pracy nie rozwiązują jednak szeregu problemów związanych z monitoringiem. Zgodnie z przepisami pracodawca jest uprawniony do stosowania monitoringu, dla zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę, jeżeli uzna to za niezbędne.

Istnieje więc podwójne kryterium celu oraz kryterium konieczności. Wprowadzenie monitoringu może zatem uzasadniać wyłącznie cel wskazany w ustawie i to tylko w przypadku, gdy jest to konieczne dla realizacji tego ustawowego celu, tj. inne środki poza monitoringiem nie pozwolą na realizację tych celów. Ważnym jest to, że katalog celów uzasadniających wprowadzenie monitoringu jest zamknięty. Oznacza to, że dopuszczalność stosowania monitoringu została znacząco ograniczona w stosunku do istniejącego stanu (w praktyce wcześniej dopuszczano monitoring również w celu kontrolowania pracowników). Co istotne, przetwarzanie danych uzyskanych w drodze monitorowania pracowników może nastąpić wyłącznie dla celów, dla których dane zostały zebrane. Oznacza to, że można je wykorzystać w celach zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia i zachowania w tajemnicy informacji. Literalnie wynika z przepisów, że nagranie przy okazji monitoringu niewłaściwego zachowania pracownika nie będzie mogło być wykorzystane.

Nadto, ustawodawca wprowadził regulację dotycząca monitoringu poczty elektronicznej pracownika. Pracodawca, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy, może wprowadzić kontrolę służbowej poczty elektronicznej pracownika (monitoring poczty elektronicznej). Monitoring poczty elektronicznej nie może jednak naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika.