Forma czynności prawnej z agencją zatrudnienia

Co roku, setki tysięcy Polaków wyjeżdżają do pracy za granicę, szukając okazji by dorobić w twardszej walucie niż polska. Coraz częściej korzystają przy tym z pomocy wyspecjalizowanych agencji. Często okazuje się wtedy, że mimo zdawałoby się wszechobecnej digitalizacji życia, muszą się oni pofatygować do często odległej miejscowości by podpisać dokumenty. Dlaczego tak jest i czy można temu jakoś zaradzić?

Agencje zatrudnienia są to niepubliczne jednostki świadczące usługi w zakresie pośrednictwa pracy, pośrednictwa do pracy za granicą u pracodawców zagranicznych, poradnictwa zawodowego, doradztwa personalnego i pracy tymczasowej. Wszystkie legalnie działające w Polsce agencje zatrudnienia, muszą posiadać certyfikat marszałka województwa właściwego dla siedziby agencji, potwierdzający wpis do rejestru podmiotów prowadzących agencje zatrudnienia. Osoba chcąca znaleźć pracę za granicą powinna więc sprawdzić najpierw pod adresem http://stor.praca.gov.pl/portal/#/kraz/wyszukiwarka czy podmiot, który chce jej znaleźć pracę za granicą znajduje się w tym rejestrze. Obecność w nim, gwarantuje bowiem pewne minimum ochrony, które otrzyma pracownik wysyłany za granicę. Jednym z takich elementów ochrony jest pewność, że jeszcze przed wyjazdem otrzyma on na piśmie informacje co do

– danych pracodawcy zagranicznego i jego siedziby;

– okresu zatrudnienia;

– rodzaju  umowy oraz warunków zatrudnienia;

– warunków ubezpieczenia społecznego oraz od ubezpieczenia od następstw nieszczęśliwych wypadków i chorób tropikalnych;

– swoich obowiązków i uprawnień;

– zakresu odpowiedzialności w przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania umowy zawartej między agencją zatrudnienia a osobą kierowaną (w tym wskazanie strony pokrywającą koszty dojazdu i powrotu osoby skierowanej do pracy w przypadku niewywiązania się pracodawcy zagranicznego z warunków umowy oraz tryb dochodzenia związanych z tym roszczeń);

– kwoty należne agencji zatrudnienia z tytułu faktycznie poniesionych kosztów związanych ze skierowaniem do pracy za granicą, poniesionych na dojazd i powrót osoby skierowanej, wydanie wizy, badania lekarskie, tłumaczenia dokumentów;

– informację o trybie i warunkach dopuszczania cudzoziemców do rynku pracy w państwie wykonywania pracy.

Co istotne, przepis artykułu 85 ust. 2 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 roku o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy wymaga, aby umowy, w których agencja pracy kieruje pracownika do pracy za granicą, były zawarte na piśmie – nie wskazuje jednak, że forma ta jest zastrzeżona pod rygorem nieważności. W ślad za art. 74 kodeksu cywilnego oznacza to, że w razie niezachowania zastrzeżonej formy nie jest w sporze dopuszczalny dowód z zeznań świadków lub z przesłuchania stron na fakt dokonania czynności (forma ad probationem).

Ponieważ jednak w sprawach z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych nie stosuje się przepisów ograniczających dopuszczalność dowodu ze świadków i z przesłuchania stron (art. 473. § 1 Kodeksu postępowania cywilnego) chyba, że to pracownik jest stroną pozwaną (art. 477⁷ Kodeksu postępowania cywilnego), dziwić niektórych może formalizm wspomniany na początku artykułu. Odpowiedzią na to jest art. 121 ust. 6 ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, nakładający sankcję w przypadku braku zachowania formy pisemnej, która jest wtedy wykroczeniem, za które grozi grzywna w wysokości (minimum !) 4.000 złotych.

Agencje zatrudnienia w prosty sposób pozbywają się niedogodności związanych z papierowym obiegiem dokumentów, sporządzając dokumenty w wersji elektronicznej ale podpisując je za pomocą podpisu kwalifikowanego. Jest to możliwe, ponieważ art. 78¹ Kodeksu cywilnego, w swym §1 definiuje warunki zachowania formy elektronicznej czynności prawnej (Do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym) w §2 natomiast … zrównuje formę elektroniczną z formą pisemną (Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej).

Innymi słowy, jeżeli umowa (również umowa kierująca pracownika za granicę) wymaga zachowania formy pisemnej, to wykorzystanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego umożliwia zachowanie tego wymogu, jednocześnie ułatwiając stronom ich zawieranie.