Czy umowę o pracę można zawrzeć w postaci elektronicznej?

Od 1 stycznia 2019 roku obowiązują przepisy, na mocy, których dokumentację pracowniczą można prowadzić w postaci elektronicznej. Stanowi to niezwykłą zachętę dla pracodawców do korzystania z wygodnych, oszczędnych i ekologicznych rozwiązań. Digitalizacji podlegać mogą dokumenty oraz procesy związane z prowadzeniem ewidencji, protokołami odbioru, delegacjami, rozliczeniami rachunków, wnioskami urlopowymi, zaświadczeniami chorobowymi, ankietami pracowniczymi, potwierdzeniami doręczenia deklaracji podatkowych (PIT), itp. Ale czy elementem cyfryzacji HR może być również prowadzenie procesu zawierania umów o pracę online?

Zgodnie z art. 29 § 2 k.p., umowę o pracę zawiera się na piśmie. Oznacza to, że dla zawarcia umowy o pracę wymagane jest albo złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie (por. art. 78 § 1 k.c.) albo złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym (por. art. 78¹ § 2 k.c.). Można zatem pokusić się o pierwszą konkluzję, że zawieranie umów o prace w drodze elektronicznej spełni wszelkie wymogi, jeżeli strony skorzystają z kwalifikowanych podpisów elektronicznych (forma elektroniczna). Nie jest to jednak rozwiązanie praktyczne. Kwalifikowane podpisy elektroniczne nie są powszechne i popularne, a koszt zakupu niezbędnych kwalifikowanych certyfikatów oraz przejścia procedury identyfikacji przez pracownika jest zwyczajnie ekonomicznie nieuzasadniony dla pojedynczej umowy.

Szukając zatem innych rozwiązań, należy zwrócić uwagę, że ustawodawca przewidując formę szczególną dla umowy o pracę nie czyni tego pod rygorem nieważności, co stosownie do art. 73 § 1 k.c. oznacza, że umowa o pracę zawarta w innej formie niż pisemna (elektroniczna) będzie zachowywała swoją ważność. Na marginesie należy zauważyć, że zastrzeżenie formy pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej bez rygoru nieważności ma ten skutek, że w razie niezachowania zastrzeżonej formy nie jest w sporze dopuszczalny dowód z zeznań świadków lub z przesłuchania stron na fakt dokonania czynności (por. art. 74 § 1 k.c.). Ta zasada korzysta jednak z szeregu wyjątków i nie ma zastosowania:

1. gdy obie strony wyrażą na to zgodę (por. art. 74 § 2 k.c.),
2. gdy żąda tego konsument w sporze z przedsiębiorcą (por. art. 74 § 2 k.c.),
3. gdy fakt dokonania czynności prawnej jest uprawdopodobniony za pomocą dokumentu (por. art. 74 § 2 k.c.),
4. do czynności prawnych w stosunkach między przedsiębiorcami (por. art. 74 § 4 k.c.), a także
5. w sprawach z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych (por. art. 473 § 1 k.p.c.).

A zatem, zawarcie umowy o pracę w formie innej niż pisemna albo elektroniczna, np. w formie dokumentowej, będzie prowadziło do zawarcia ważnej umowy oraz nie będzie powodowało ograniczeń dowodowych. Przy czym sama ważność umowy o pracę nie przesądza o tym, że w takim przypadku nie doszło do naruszenia przestrzegania przepisów pracy, które stwierdzi w toku kontroli Państwowa Inspekcja Pracy.

Czy zatem możliwe jest w obecnym stanie prawnym wprowadzenie w przedsiębiorstwie pracodawcy w pełni elektronicznego procesu zawierania umów o pracę, bez konieczności posiadania przez pracownika kwalifikowanego podpisu elektronicznego oraz bez narażania się na zarzut nieprzestrzegania przepisów prawa pracy?

Z pomocą przychodzi tu instytucja potwierdzenia przez pracodawcę pracownikowi ustaleń, co do stron, rodzaju oraz warunków umowy o pracę wyrażona w art. 29 § 2 k.p. Dzięki temu, możliwe jest zawarcie umowy o pracę przez strony stosunku pracy umowy w formie dokumentowej (np. na nośniku elektronicznym) oraz złożenia przez pracownika zwykłego podpisu elektronicznego, a jedynie przez pracodawcę kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Ważne jest, by nastąpiło to przed dopuszczeniem pracownika do pracy. Dzięki temu, podpis pracodawcy zyska walor pisemnego potwierdzenia stron, rodzaju i warunków zawartej umowy, co dopełni wymaganych przez przepisy prawa pracy formalności.