Obecne społeczeństwo jest społeczeństwem informacyjnym, w którym zbieranie, przechowywanie, przetwarzanie i analizowanie bazy danych ma istotne znaczenie gospodarcze, ekonomiczne i społeczne. Z tego względu nie bez powodu uważa się, że dane są złotem czy ropą naftową XXI wieku. Wszak nigdy wcześniej nie były tak cenne, zwłaszcza w erze AI. Dlatego kluczowe jest określenie, kto jest właścicielem danych firmowych oraz zapewnienie im właściwej ochrony.
Kto jest właścicielem danych firmowych?
Często zdarza się tak, że nie można wyraźnie wskazać, komu prawa do danych firmowych rzeczywiście przysługują. Najczęściej uznaje się, że prawa te należą do przedsiębiorcy, a nie poszczególnych wspólników spółki, osób ją reprezentujących czy pracowników przedsiębiorcy. Jednak w rzeczywistości ich status prawny zależy od wielu czynników. W szczególności wskazać należy, że dane firmowe, w tym modele AI mogą być tworzone przez osoby trzecie oraz przez współpracowników zatrudnionych na kontraktach B2B. Zatem konieczne jest uregulowanie do kogo należy wyłączne prawo do posiadania i wykorzystywania danych. Jednym ze sposobów rozwiązania tego problemu jest podpisanie umowy o przeniesieniu praw do danych. Pominięcie tej kwestii już na etapie zawierania umowy może prowadzić do sporów. Co może wiązać się dla przedsiębiorcy nie tylko z istotnymi konsekwencjami prawnymi, lecz również finansowymi.
Własność danych firmowych w środowisku AI
Zastosowanie sztucznej inteligencji i modeli uczenia się maszynowego rodzi dodatkowe wątpliwości w zakresie własności danych firmowych. Celem zwiększania wydajności i efektywności prowadzonej działalności, a także poprawy jej konkurencyjności, wiele firm inwestuje w narzędzia sztucznej inteligencji. Niejednokrotnie wiąże się z to koniecznością przekazania dostawcom usług AI danych firmowych, w tym raportów, baz klientów i innych newralgicznych dla danego przedsiębiorcy zasobów. Modele nie wykorzystują tych danych jedynie na potrzeby przedsiębiorcy, lecz trenują na ich podstawie.
Często umowy czy regulaminy korzystania z modeli językowych nie wskazują, kto będzie właścicielem wytrenowanego modelu. Zazwyczaj modele stanowią własność ich dostawców. Zatem brak odpowiedniego uregulowania kwestii własności modelu może rodzić liczne problemy. Może bowiem dojść do sytuacji, w której dane firmowe posłużą do budowy modelu, do którego przedsiębiorca nie ma żadnego dostępu. W szczególności, gdy umowa lub regulamin nie zastrzegały, że po zakończeniu współpracy z dostawcą model ten zostanie przedsiębiorcy przekazany. Wówczas tylko dostawcy będą przysługiwać prawa do wytrenowanego na podstawie danych firmowych modelu, mimo że dzięki tym danym istotnie zwiększyła się jego wartość. Natomiast przedsiębiorca nie będzie mógł nawet z „zasobów” modelu swoich danych usunąć.
Jak chronić dane firmowe?
Aby uniknąć ryzyka utraty kontroli nad danymi firmowymi, konieczne jest wdrożenie odpowiednich działań prawnych i organizacyjnych. Niezbędne jest również zastosowanie optymalnych zabezpieczeń technicznych. W szczególności należy:
- weryfikować źródła danych przed ich wykorzystaniem w działalności gospodarczej – należy upewnić się, czy dane te są publiczne, a jeśli nie, to czy prawa do ich wykorzystywania faktycznie przysługują przedsiębiorcy,
- regulować kwestie własności danych w umowach – przedsiębiorca powinien dopilnować, aby w kontraktach z pracownikami, współpracownikami B2B oraz dostawcami usług IT i AI znalazły się stosowne postanowienia dotyczące własności praw do baz danych, raportów, analiz czy modeli,
- regulować kwestie dostępu do danych firmowych i sposobu korzystania z nich – poprzez wprowadzenie aktów wewnętrznych, w tym uchwał i regulaminów w zakresie dostępu do danych firmowych i odpowiedniego postępowania z nimi,
- stosować odpowiednie zabezpieczenia techniczne – dane firmowe powinny być chronione poprzez szyfrowanie, ograniczenia dostępu oraz systemy rejestrowania działań użytkowników. Konieczna jest również instalacja programów antywirusowych na wszystkich urządzeniach, z których można uzyskać dostęp do danych firmowych. Szczególnie istotne dane zawarte w dokumentach powinny być przechowywane w zabezpieczonych pomieszczeniach lub szafach pancernych, niedostępnych dla osób nieuprawnionych.
- wdrażać procedury kontroli i audytu – regularne przeglądy dostępu i wykorzystywania danych pozwalają wykryć nieprawidłowości i zapobiec ich nieautoryzowanemu użyciu;
- zabezpieczać dane przed nieuprawnionym użyciem przez osoby trzecie – przy udostępnianiu danych kontrahentom czy dostawcom, w tym dostawcom usług AI, należy stosować umowy o zachowaniu poufności. Przedsiębiorcy powinni zastrzegać w umowach z tymi podmiotami, że udostępnione dane firmowe mogą być wykorzystywane wyłącznie do ściśle określonych celów.
Podsumowanie
Aby uniknąć ryzyk prawnych i finansowych przedsiębiorcy powinni sprawdzić, czy dane, z których korzystają, faktycznie do nich należą. Następnie powinni zapewnić im odpowiednią ochronę przed nieuprawnionym użyciem. Dotyczy to wszelkiego rodzaju danych, w tym baz klientów, raportów czy analiz oraz danych udostępnianych narzędziom AI. Szczególne znaczenie mają odpowiednie postanowienia umowne. Ich brak może skutkować utratą kontroli nad danymi firmowymi oraz modelami AI wytrenowanymi na ich podstawie.
Zabezpiecz dane swojej firmy, zanim zrobi to ktoś inny
Nieuregulowana własność danych i brak odpowiednich zabezpieczeń może kosztować. Zabezpiecz swój biznes.
Nasza kancelaria:
- przeanalizuje Twoje umowy i regulaminy,
- przygotuje zapisy chroniące dane firmowe i modele AI,
- wdroży procedury bezpieczeństwa i audyt dostępu do danych,
- zadba o zgodność z prawem i ochronę Twojej przewagi konkurencyjnej.
Skontaktuj się z nami – sprawdź, czy Twoje dane są naprawdę Twoje.
Obserwuj nas na LinkedIn – publikujemy praktyczne porady dla właścicieli stron i e-commerce.
