RODO na stronie internetowej bywa często bagatelizowane podczas tworzenia i utrzymania witryn. Prawidłowe wdrożenie i stosowanie regulacji nie tylko chroni przed karami i nieprawidłowościami, ale też buduje zaufanie klientów. Przejrzysta polityka prywatności, właściwe banery zgód na stosowanie „cookies” oraz prawidłowo sformułowana klauzula informacyjna zwiększają transparentność i wzmacniają profesjonalny wizerunek firmy. W związku z tym poniżej przedstawiamy najczęstsze błędy związane z RODO występujące na stronach internetowych oraz sposoby ich uniknięcia z perspektywy kancelarii prawnej.
Z tego artykuły dowiesz się, jakie błędy związane z RODO najczęściej występują na stronach internetowych oraz jak ich skutecznie unikać – z perspektywy praktyki kancelarii prawnej.
Brak klauzul informacyjnych
Zgodnie z RODO każdy podmiot, który pozyskuje i przetwarza dane osobowe w związku z np. realizacją umowy, wysłaniem newsletteru czy stworzeniem formularza kontaktowego, musi jednocześnie pamiętać, że jest zobowiązany do realizacji tzw. obowiązku informacyjnego. W praktyce oznacza to, że jego podstawowym narzędziem jest prawidłowo przygotowana klauzula informacyjna.
Brak klauzul informacyjnych przy formularzach kontaktowych czy zapisach do newsletteru to jeden z najczęstszych błędów. Takie zaniedbanie stanowi naruszenie RODO na stronach internetowych.
Już na etapie tworzenia formularzy, za pomocą których zbierane są dane osobowe, należy przeanalizować zakres zbieranych danych. Administrator ma obowiązek rzetelnego informowania o podstawach i celach przetwarzania danych osobowych. Użytkownicy powinni otrzymać również jasne informacje o swoich prawach związanych z ochroną danych. Świadomość w tym zakresie rośnie, co potwierdzają liczne skargi użytkowników składane do UODO w związku z naruszeniami RODO na stronach internetowych. W związku z powyższym kluczowe jest, aby tworzący stronę internetową przygotował odpowiednią klauzulę informacyjną. Powinna ona spełniać wszystkie wymogi przewidziane w RODO, w szczególności obejmować:
- dane identyfikujące administratora oraz informacje umożliwiające skuteczny kontakt,
- cele i podstawy prawne przetwarzania danych osobowych,
- informacje o odbiorcach danych lub ich kategoriach,
- okres przechowywania danych (retencję),
- opis praw osób, których dane dotyczą,
- informację, czy podanie danych jest obowiązkowe lub niezbędne oraz jakie są konsekwencje ich niepodania.
Pod każdym formularzem, za pomocą którego zbierasz dane osobowe, umieść klauzulę informacyjną oraz odesłanie do Polityki Prywatności. Dlatego ważne jest, aby klauzule były przygotowane profesjonalnie – najlepiej przy wsparciu, jakie może zapewnić wyspecjalizowana kancelaria prawna.
Brak zindywidualizowanej polityki prywatności
Polityka prywatności stanowi kluczowy dokument, który powinien zleźć się na stronie internetowej zgodnej z RODO. Dokument, określa, jakie dane osobowe są zbierane od użytkowników, w jakim celu oraz w jaki sposób zapewniana jest ich ochrona.
Każda firma powinna opracować politykę prywatności tak, aby jak najlepiej odzwierciedlała jej rzeczywiste procesy i sposoby przetwarzania danych osobowych.
Istotne jest również aby w polityce prywatności, znalazły odzwierciedlenie informacje wynikające z klauzul informacyjnych czy polityki cookies.
Najczęstszymi błędami polityki prywatności są:
- kopiowanie dokumentów od konkurencji i ich powierzchowne dopasowywanie do własnej działalności;
- wprowadzanie treści, które nie odzwierciedlają rzeczywistych procesów przetwarzania danych;
- wskazanie błędnej podstawy i celu przetwarzania danych osobowych;
- odwoływanie się do nieobowiązujących już przepisów prawa;
- brak spójności między polityką prywatności a klauzulami informacyjnymi stosowanymi na stronie.
Profesjonalnie przygotowana polityka prywatności minimalizuje ryzyko naruszeń i zwiększa transparentność, budując jednocześnie zaufanie do firmy.
Nieprawidłowe banery cookies
Administrator strony musi uzyskać zgodę użytkownika na pliki „cookies”, jeżeli nie są one niezbędne do jej działania i jednocześnie pozwalają zidentyfikować użytkownika lub śledzić jego aktywność. Użytkownik powinien wyrazić zgodę świadomie, dobrowolnie i zanim wskazane „cookies” zaczną działać.
Błędnie zaprojektowane banery cookies należą jednak do częstych naruszeń związanych z RODO na stronach internetowych. Najczęstszymi błędami w tym zakresie to:
- utrudnienie odrzucenie zgody, na przykład przez ukrycie przycisku „odrzuć” lub wyraźne wyróżnianie opcji „akceptuj wszystkie”;
- domyślne zaznaczenie zgody;
- brak możliwości zarządzania preferencjami „cookies”, które powinny pozwalać użytkownikowi wybierać konkretne ich kategorie;
- błędna klasyfikacja „cookies” jako niezbędnych.
Jak uniknąć błędów i zminimalizować ryzyka
Za naruszenie RODO Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych może nałożyć na administratorów danych dotkliwe kary finansowe. Aby zapewnić zgodność strony internetowej z RODO, warto przeprowadzić jej audyt w tym zakresie. Nasza kancelaria prawna może kompleksowo zrealizować te działania, gwarantując zgodność z prawem oraz zwiększając transparentność przetwarzania danych osobowych.
Sprawdź, czy Twoja strona spełnia wymogi RODO. W tym pomoże Ci Kancelaria Prawna ANSWER
Nieprawidłowe klauzule informacyjne, kopiowane polityki prywatności i błędne banery cookies mogą narazić firmę na wysokie kary i utratę zaufania klientów. Nasza kancelaria prawna:
- przeprowadzi audyt RODO Twojej strony,
- przygotuje indywidualną politykę prywatności i prawidłowe klauzule informacyjne,
- wdroży zgodne z prawem banery cookies,
- zadba o zgodność z RODO, Omnibus i wytycznymi EROD.
Skontaktuj się z nami – zweryfikujemy Twoją stronę pod kątem RODO i wdrożymy niezbędne rozwiązania, zanim zrobi to UODO. Zachęcamy także do obserwowania profilu „Kancelaria Prawna ANSWER” na LinkedIn, gdzie publikujemy praktyczne wskazówki dla właścicieli stron internetowych i e-commerce.
