Obowiązki pracodawców w związku z Pracowniczymi Programami Kapitałowymi

Pracownicze plany kapitałowe („PPK”) to powszechny, nieobowiązkowy oraz prywatny system długoterminowego oszczędzania, którego głównym celem jest systematyczne gromadzenie środków pieniężnych przez osoby zatrudnione.

PPK rozpoczęło obowiązywanie od 2019 roku, a jego wprowadzenie nakłada na pracodawców szereg nowych obowiązków, których niewypełnienie może doprowadzić do surowych kar wymierzanych procentowo (do 1,5% funduszu wynagrodzeń) lub kwotowo, do wysokości nawet 1.000.000,00 złotych.

Do głównych obowiązków pracodawcy należy przygotowanie niezbędnej dokumentacji, w tym zawarcie umowy z instytucją finansującą o zarządzanie PPK.

Obowiązek zawarcia umowy o zarządzanie PPK powstaje już w momencie zatrudniania przynajmniej jednej osoby, także na podstawie umowy zlecenia, choć znaleźć tu można pewne wyjątki. Bez względu na skalę danego przedsiębiorstwa przed pracodawcą stoją wyzwania finansowe i organizacyjne. To właśnie pracodawca dokonuje wyboru instytucji finansowej z ewidencji PPK, z którą zawrze umowę. Do odpowiednich instytucji finansowych należą przede wszystkim: fundusze inwestycyjne zarządzane przez Towarzystwa Funduszy Inwestycyjnych, fundusze emerytalne zarządzane przez Powszechne Towarzystwa Emerytalne, pracownicze towarzystwa emerytalne oraz zakłady ubezpieczeń.

Pracodawca jest zobowiązany także do dokonywania wpłat na rachunek zatrudnionych prowadzony w ramach PPK. Wpłaty te stanowią dodatkowy koszt zatrudnienia, a więc nie mogą być potrącane z wynagrodzenia pracownika. Nie są także wliczane do wynagrodzenia stanowiącego podstawę ustalenia wysokości obowiązkowych składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.  Wysokość obowiązkowej wpłaty podstawowej wynosi co najmniej 1,5% wynagrodzenia brutto, z kolei wpłaty dobrowolne zależą od woli pracodawcy i mogą wynosić maksymalnie 2,5% wynagrodzenia brutto. Pracodawca nie może podjąć decyzji o zaprzestaniu dokonywania wpłat, zależy to wyłącznie od woli pracownika.

Na pracowniku natomiast nie spoczywają żadne obowiązki, za wyjątkiem sytuacji, gdy chce on zrezygnować z udziału w PPK (należy złożyć specjalne oświadczenie) lub gdy ukończył on 55 rok życia (powinien złożyć wniosek do pracodawcy o zawarciu umowy w jego imieniu).

wiek pracownikawpis do PPK
od 18 roku życia do 55 roku życiaautomatyczny, z możliwością rezygnacji
od 55 roku życia do 70 roku życiamożliwy na wniosek pracownika
po 70 roku życianiemożliwy

Terminy przystąpienia przez pracodawców do programu PPK rozłożone są na prawie dwa lata i zależą od wielkości lub typu przedsiębiorstwa pracodawcy.

Etapy wprowadzenia

od 1 lipca 2019r.podmioty zatrudniające co najmniej 250 pracowników
od 1 stycznia 2020r.podmioty zatrudniające co najmniej 50 pracowników
od 1 lipca 2020r.podmioty zatrudniające co najmniej 20 pracowników
od 1 stycznia 2021r.podmioty zatrudniające poniżej 20 osób oraz sektor finansów publicznych

Prawnych aspektów związanych z wdrożeniem PPK przez pracodawcę jest znacznie więcej, a artykuł ma na celu jedynie ogólny zarys kroków, jakie pracodawcy zobowiązani są podjąć.

Utworzenie PPK krok po kroku
Wybranie instytucji finansowej– wybór instytucji spośród ewidencji PPK;
– powinien nastąpić z uwzględnieniem stanowiska organizacji związkowej lub reprezentacji pracowników.
Podpisanie umowy o zarządzanie PPK– umowa musi być zawarta w formie elektronicznej;
– termin: nie później niż na 10 dni roboczych przed upływem terminu na zawarcie umowy i prowadzenie PPK.
Podpisanie umowy o prowadzenie PPK– podpisanie umowy następuje w imieniu i na rzecz pracowników;
– termin: do 10 dnia każdego miesiąca następującego po upływie 3 miesięcy od pierwszego dnia stosowania dla firmy ustawy o PPK;
– jako załącznik do danej umowy załącza się listę zatrudnionych pracowników.
Obliczenie wysokości wpłat i przekazanie jej do wybranej wcześniej instytucji finansowej– pierwszą wpłatę należy umieścić w miesiącu następującym po miesiącu, w którym miało miejsce zawarcie umowy o prowadzenie PPK;
– na pracodawcy spoczywa obowiązek obliczenia wysokości wpłaty;
– wpłaty następują w terminie do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zostały obliczone i pobrane.
Udzielenie informacji oraz prowadzenie dokumentacji– poinformowanie pracowników o możliwości założenia deklaracji rezygnacji z PPK oraz wniosku o dołączenie do PPK;
– informowanie pracowników, którzy złożyli rezygnację o konieczności jej zaktualizowania co 4 lata;
– informowanie instytucji finansowej oraz pracowników o wszelkich nowych okolicznościach;
– prowadzenie dokumentacji związanej z wpłatami do PPK.

Dane kontaktowe

Kancelaria Prawna ANSWER Wojciechowski i Partnerzy

+48 61 852 45 83

+48 784 619 697

kancelaria@answer.com.pl
ul. Libelta 29A/4
61-707 Poznań
NIP: 7831669821
Konto: 30 1600 1404 1843 4058 0000 0001