Obowiązki operatora pocztowego mogą się różnić w zależności od charakteru i zakresu działalności. Szczególne obowiązki aktualizują się w sytuacjach kryzysowych, stanach nadzwyczajnych oraz w przypadku bezpośredniego zagrożenia dla zasobów wykorzystywanych do świadczenia usług pocztowych lub utrzymania ich ciągłości.
Jakie obowiązki ciążą na operatorach pocztowych?
Obowiązujące przepisy ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe nakładają na operatorów pocztowych szereg obowiązków. Jednym z nich jest obowiązek posiadania aktualnego i uzgodnionego planu działania w sytuacjach kryzysowych, stanach nadzwyczajnych. Ponadto istnieje obowiązek na wypadek wystąpienia bezpośrednich zagrożeń dla zasobów wykorzystywanych do świadczenia lub utrzymania ciągłości usług pocztowych. Są to tzw. sytuacje szczególnego zagrożenia.
W jakim celu sporządza się plany?
Najprościej rzecz ujmując, plany sporządza się po to, aby operator pocztowy był przygotowany organizacyjnie i technicznie na przewidywane zagrożenia. Co więcej, przyjęte procedury powinny umożliwiać zachowanie ciągłości świadczenia usług pocztowych albo możliwie szybkie przywrócenie ich świadczenia.
W pierwszej kolejności dotyczy to usług świadczonych na rzecz organów wykonujących zadania w zakresie ratownictwa oraz niesienia pomocy ludności. Dotyczy to także podmiotów i służb realizujących zadania na rzecz obronności, bezpieczeństwa państwa i porządku publicznego. Dopiero w dalszej kolejności chodzi o zapewnienie ciągłości usług na rzecz pozostałych podmiotów. Z tego względu obowiązki operatora pocztowego są ściśle określone ustawowo.
Plany powinny obejmować procedury oraz środki zaradcze nie tylko na wypadek zagrożeń meteorologicznych, takich jak lokalne powodzie, zamiecie śnieżne powodujące ograniczenia przewozowe czy awarie sieci energetycznych. Powinny również uwzględniać zagrożenia związane z możliwością wprowadzenia stanu wyjątkowego, a nawet stanu wojennego.
Czy każdy operator pocztowy musi przygotować plan?
Nie każdy operator pocztowy ma obowiązek sporządzenia takiego planu.
Operator pocztowy nie jest zobowiązany do sporządzenia planu, jeżeli:
- jego roczne przychody z tytułu wykonywania działalności pocztowej w poprzednim roku obrotowym były równe kwocie 400.000 zł albo niższe, lub
- wykonuje działalność pocztową wyłącznie na obszarze nieprzekraczającym granic administracyjnych jednego województwa.
W przypadku operatorów pocztowych objętych obowiązkiem sporządzenia planu należy pamiętać, że plany sporządzone i uzgodnione na podstawie wcześniej obowiązujących przepisów zachowują moc do upływu terminu ich okresowej aktualizacji. Termin ten wynosi pięć lat od daty wprowadzenia ich do stosowania. Przestrzeganie takich wymagań to podstawowe obowiązki operatora pocztowego związane z bezpieczeństwem procesów logistycznych.
Operatorzy świadczący usługi pocztowe przed dniem wejścia w życie rozporządzenia, którzy nie posiadali aktualnych i uzgodnionych planów, powinni byli wdrożyć je w terminie 12 miesięcy od dnia wejścia w życie rozporządzenia. Natomiast operatorzy rozpoczynający świadczenie usług pocztowych po dniu wejścia w życie rozporządzenia mają na to 12 miesięcy od rozpoczęcia świadczenia usług pocztowych.
Co musi zawierać plan?
Tryb sporządzania i aktualizacji oraz zawartość planu określa rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie planów działania operatora pocztowego w sytuacji szczególnego zagrożenia.
Plan operatora pocztowego, oprócz podstawowych danych identyfikujących operatora oraz osoby działające w jego imieniu, powinien zawierać szczegółowe informacje dotyczące m.in.:
- struktury organizacyjnej właściwej w zakresie zarządzania kryzysowego,
- procedur współpracy z innymi operatorami pocztowymi,
- systemów monitorowania i zabezpieczenia infrastruktury pocztowej,
- sposobu utrzymania albo przywrócenia ciągłości świadczenia usług,
- zasad komunikacji z właściwymi organami administracji publicznej.
Sporządzenie planu wymaga nie tylko przeprowadzenia dwuetapowych uzgodnień — najpierw z właściwymi organami administracji publicznej, a następnie z Prezesem Urzędu Komunikacji Elektronicznej. Konieczne jest także dokonanie analizy szczególnych zagrożeń oraz ich wpływu na bezpieczeństwo funkcjonowania infrastruktury i usług. Analiza ta powinna opierać się zarówno na materiałach przekazanych przez wojewodów, jak i na własnych doświadczeniach operatora.
Istotnym elementem planu jest również analiza zagrożeń cyberbezpieczeństwa oraz podatności w rozumieniu ustawy z dnia 5 lipca 2018 r. o krajowym systemie cyberbezpieczeństwa, obejmująca m.in. zagrożenia związane z atakami socjotechnicznymi, phishingiem, szkodliwym oprogramowaniem czy spamem.
Operator pocztowy powinien nie tylko zidentyfikować i ocenić takie ryzyka, ale również wdrożyć odpowiednie środki techniczne i organizacyjne. Takimi środkami są np. specjalistyczne oprogramowanie, firewalle, polityka zmiany haseł, procedury tworzenia kopii zapasowych czy zasady reagowania na incydenty. To także część obowiązków operatora pocztowego. Jej celem jest zwiększenie bezpieczeństwa działalności.
Przygotowanie planu wymaga także wyznaczenia w strukturze organizacyjnej operatora osoby odpowiedzialnej za całodobowy punkt kontaktowy. Taka osoba powinna koordynować współpracę z Prezesem UKE, ministrem właściwym do spraw aktywów państwowych. Powinna również współpracować z innymi służbami odpowiedzialnymi za działania w sytuacjach zarządzania kryzysowego.
Do jej zadań powinno należeć również bieżące analizowanie, katalogowanie i aktualizowanie informacji o potencjalnych zagrożeniach możliwych do wystąpienia na obszarze wykonywanej działalności.
Co jeśli zobowiązany operator nie sporządzi planu?
Nieprzyjęcie przez operatora pocztowego planu działania w sytuacjach szczególnego zagrożenia może wiązać się z nałożeniem przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej kary pieniężnej.
Wysokość kary pieniężnej nie może przekroczyć 2% przychodów osiągniętych przez operatora pocztowego z działalności pocztowej w roku obrotowym poprzedzającym wymierzenie kary.
Jeżeli okres wykonywania działalności pocztowej jest krótszy niż 12 miesięcy, za podstawę wymiaru kary pieniężnej przyjmuje się równowartość kwoty 500.000 euro.
Podsumowanie
Nie każdy operator pocztowy ma obowiązek sporządzenia planu działania w sytuacji szczególnego zagrożenia. Obowiązek ten zależy przede wszystkim od skali działalności oraz obszaru, na którym operator świadczy usługi pocztowe.
Jeżeli jednak operator jest objęty tym obowiązkiem, plan nie powinien być traktowany wyłącznie jako dokument formalny. W praktyce jest to narzędzie organizacyjne. Służy zapewnieniu ciągłości świadczenia usług pocztowych w sytuacjach kryzysowych, nadzwyczajnych lub bezpośrednio zagrażających infrastrukturze operatora.
Prowadzisz działalność pocztową, kurierską lub logistyczną? Kancelaria prawna ANSWER pomoże Ci ocenić obowiązki wynikające z przepisów prawa pocztowego
Doradzamy przedsiębiorcom działającym w sektorach regulowanych, w których istotne znaczenie mają procedury, dokumentacja wewnętrzna, ciągłość działania oraz relacje z organami administracji publicznej. Kancelaria prawna ANSWER pomaga m.in. w:
- ustaleniu, czy przedsiębiorca ma obowiązek przygotowania planu działania w sytuacjach szczególnego zagrożenia,
- analizie obowiązków operatorów pocztowych wynikających z ustawy i rozporządzeń,
- przygotowaniu wymaganych planów, procedur i dokumentacji wewnętrznej,
- ocenie ryzyk związanych z kontrolami, sankcjami i odpowiedzialnością administracyjną,
- wsparciu w kontaktach z Prezesem UKE oraz innymi organami administracji,
- obsłudze prawnej przedsiębiorców z branży pocztowej, kurierskiej, logistycznej, e-commerce i B2B.
Zastanawiasz się, czy Twoja firma spełnia wymagania przewidziane dla operatorów pocztowych?
Skontaktuj się z nami. Pomożemy zweryfikować obowiązki i przygotować rozwiązania dostosowane do skali oraz modelu działalności.
Obserwuj profil „Kancelaria Prawna ANSWER” na LinkedIn – znajdziesz tam nasze analizy, komentarze praktyczne i omówienia zmian istotnych dla przedsiębiorców.
